Assistenz der Zentrumsleitung mit Spezialisierung Controlling und operative Planung 50 - 60 %

Departement: School of Engineering
Arbeitsbeginn: 01.11.2024 oder nach Vereinbarung

Aufgaben

• Finanzielle Steuerung (Entwurf Budgetplanung und Durchführung Quartalsabschlussgespräche gemeinsam mit dem Zentrumsleiter, Controlling von Projekten und übergeordneter Kostenstelle für optimierten Mitteleinsatz)
• Operative Planung (Entwurf Personaleinsatzplanung in direktem Austausch mit dem Zentrumsleiter)
• Ergänzung des CAI-Administrationsteams (mit der bestehenden Teilzeitkraft - Spezialisierung Kultur & Kommunikation - teilen Sie sich die folgenden drei Aufgabenbereiche und vertreten sich gegenseitig bei Abwesenheit)
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Terminplanung, Planung von Dienstreisen, Beschaffung von Büromaterial und Ausstattung, Empfang von Gästen, Organisation von internen und externen Anlässen, etc.)
• Bearbeitung betrieblicher Personalangelegenheiten (Anträge, Einstellungen, Austritte, Einführung neuer Mitarbeitenden, etc.)
• Administration von Projekten (Eröffnung, Rechnungsstellung, Erstellen von Reports, etc.)

Profil

• Sie verfügen über bewährte kaufmännische und idealerweise buchhalterische Erfahrung, aufbauend etwa auf einem Studium oder einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung EFZ, und sind in der Lage, erfolgreich als direkter Sparringpartner des Managements für Ideen und Entwürfe zu agieren. Daher sind Berufserfahrung im Hochschulumfeld und eine Weiterbildung in Direktionsassistenz oder Management sehr von Vorteil
• Durch verlässliches Planen und Controlling der Ressourcen des Zentrums legen Sie die Grundlage, auf der wir unsere Wachstumsziele erreichen können. Gleichzeitig gestalten Sie den täglichen Betrieb unseres Office angenehm für alle Beteiligten
• Neue, betriebsspezifische IT-Systeme wie etwa SAP lernen sie rasch, MS Office beherrschen sie. Stilsicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift setzen wir voraus, denn beides sind Arbeitssprache im täglichen Betrieb
• Wir wenden uns an eine exakt und speditiv arbeitende, offene, flexible und teamfähige Persönlichkeit mit einer guten Dialogkultur und der Fähigkeit, zielgruppengerecht zu kommunizieren (intern wie extern). Sie überzeugen durch hohe Selbstständigkeit, denken eigenständig weiter und behalten auch unter Zeitdruck den Überblick
• Es erwartet Sie ein Arbeitsplatz mitten in der Stadt Winterthur und ein vielseitiges und lebhaftes Arbeitsumfeld. Unser Zentrum zeichnet sich durch ein engagiertes internationales Team, ein angenehmes Arbeitsklima sowie ein spannendes und innovatives Fachgebiet aus. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ist uns wichtig, auch in Bezug auf die Gestaltung der Arbeitszeiten und -orte (bis zu 50% Homeoffice)

Dafür stehen wir

Die ZHAW Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften ist mit über 14'000 Studierenden und über 11'000 Weiterbildungsteilnehmenden sowie mit rund 3'700 Mitarbeitenden eine der grössten Mehrsparten-Fachhochschulen der Schweiz.

Die School of Engineering (SoE) setzt als eine der führenden Bildungs- und Forschungsinstitutionen in der Schweiz auf zukunftsrelevante Themen. 14 Institute und Zentren garantieren qualitativ hochstehende Ausbildung, Forschung und Entwicklung mit Fokus auf die Bereiche Energie, Mobilität, Information und Gesundheit.

Das Centre for Artificial Intelligence (CAI) unterhält sieben Forschungsgruppen mit mehr als 35 Mitarbeitenden in den Bereichen Natural Language Processing, Computer Vision, Perception and Cognition, Autonomous Learning Systems, Trustworthy AI sowie AI Engineering (siehe unsere Forschungsschwerpunkte). Das CAI betreibt Methoden-orientierte angewandte Forschung und Entwicklung auf höchstem Niveau auf dem Gebiet maschinelles Lernen und ist einem menschen-zentrierten Ansatz der künstlichen Intelligenz verpflichtet, welcher die ethische Dimension aktiv mitgestaltet.

Für diese Stelle suchen wir eine souveräne Persönlichkeit, die als Ansprechpartner:in für alle finanziellen Belange und durch ihre Exzellenz in Operations den Grundstein für unseren Erfolg in Forschung und Lehre legt. Wir schätzen Potenzial und persönliche Passung sehr und ermutigen daher auch unkonventionelle Lebensläufe z.B. im eigenen Unternehmen, welche die Flexibilität dieser Stelle zu schätzen wissen.

Die ZHAW setzt sich für geschlechtergemischte und diverse Teams ein, um Gleichstellung, Vielfalt und Innovation zu fördern.

Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!

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