Ein zentraler Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung eines Unternehmens ist die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS). Beliebige Dokumente sind dabei in einem zentralen System so abzulegen, dass diese zielgerichtet gefunden werden können, hinsichtlich ihrer Version eindeutig identifizierbar sind, die gesetzlichen Vorgaben betreffend Aufbewahrungspflicht sichergestellt werden und den einzelnen Mitarbeitenden ihrer Arbeitsweise entsprechend zur Verfügung stehen. Mit dem Smart DMS sollten Dokumente ohne vorhergehende Klassifizierung eingebracht werden können.Im Rahmen des Projekts soll der Smart DMS Workflow untersucht werden. Dabei werden Dokumente erfasst (elektronisch oder via Scanner), in ein durchsuchbares PDF-Dokument konvertiert und ohne weitere Klassifizierung an das Smart DMS übergeben. Die Dokumente werden, gestützt auf Machine Learning (ML) und künstliche Intelligenz (KI) automatisch klassifiziert. Die Perspektiven der Dokumentenverwaltung (Struktur, Berechtigung, Versionsmanagement, Compliance) werden berücksichtigt. Aufgrund der nun vorliegenden Klassifizierung kann das Dokument im richtigen Dossier angezeigt werden. Dank dem Smart DMS können die Debitoren/Kreditoren Prozesse effizienter gestaltet werden. Neu können Angebote oder Bestellungen im Smart DMS zusammengestellt und an einen externen Empfänger mit einem Link versendet werden. Der Empfänger kann wiederum mittels digitaler Signatur den Link zum Angebot oder zur Bestellung bestätigen und aufgeben.