Tim Brand, Katja Rüegg (V01)

Zusammenfassung

Ein Huddle-Board ist eine beschreibbare Tafel (Whiteboard), welche für die Kommunikation zwischen Spitalmitarbeitenden eingesetzt wird. Das Huddle-Board bietet umfangreiche Informationen bezüglich des Spitalalltags, der Umsetzung der Lean-Initiativen und fördert so die Transparenz der Leistungserbringung. Die Inhalte des Huddle-Boards werden laufend aktualisiert und täglich (in Schichtbetrieben auch zweimal täglich) in kurzen Meetings, sogenannten Huddles besprochen. Dabei unterstützt es unter anderem den Informationsfluss von Mitarbeitenden zur Führung und umgekehrt (Bicheno, 2008).

Zielsetzung / Leitfragen für die Praxis

Das Ziel des Huddle-Boards ist es, die Mitarbeitenden mit den Prozessen zu verbinden, die sie durchführen. Dazu sollen Erfolge kommuniziert, Probleme im Arbeitsbereich aufgezeigt und Ziele mit tatsächlichen Leistungen verglichen werden (Dager, 2012.).

Dabei bietet das Tool die Möglichkeit, wichtige Informationen wie Leistungs- und Qualitäts-Kennzahlen, Zielerreichung einzelner Projektschritte oder Anmerkungen der Mitarbeitenden gut sichtbar am Arbeitsplatz zu visualisieren.

Mit Huddle-Boards lassen sich beispielsweise folgende Praxisfragen beantworten:

• Wie kann ich meine Mitarbeitenden kontinuierlich über das aktuelle Geschehen Informieren?
• Wie schaffe ich einen Überblick der Leistungskennzahlen für alle Beteiligten?
• Wie kann ich das Engagement der Mitarbeitenden bei der Umsetzung der Lean Initiative steigern?

Voraussetzungen / Notwendige Ressourcen

Für den Einsatz eines Huddle-Boards werden lediglich ein Whiteboard sowie die passenden Stifte benötigt. Es ist dabei sinnvoll, die Stifte direkt am Board zu befestigen, um eine ständige Verfügbarkeit sicherzustellen (Bicheno, 2008). Anschliessend muss das Board an einem gut sichtbaren Platz, am besten direkt auf dem Flur der Station, platziert werden. So ist es für die Mitarbeitenden unterschiedlicher Berufsgruppen jederzeit sichtbar. Zudem muss darauf geachtet werden, dass das Board regelmässig aktualisiert wird.

Detailbeschreibung des Tools

Das Huddle-Board ist ein Werkzeug, welches sich gut dazu eignet, den Spitalalltag zu koordinieren und zu steuern. Dabei erfüllt es im Sinne der Lean-Philosophie folgende Aufgaben:

• Transparente Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden
• Verbesserung der interdisziplinären Zusammenarbeit
• Aufdeckung und Lösung von Problemen
• Beseitigung von Verschwendungen (Muda)

Das Huddle-Board wird zum zentralen Punkt der Kommunikation, Besprechung von Qualitätskennzahlen und Problemlösung. Es wird zu Beginn jeder Schicht konsultiert wobei die vorhandenen Informationen kurz besprochen werden. Die Dauer der Meetings soll dabei nicht mehr als fünf bis zehn Minuten betragen. Die Informationen, die auf dem Board visualisiert werden können, sind vielseitig. Hier muss von Fall zu Fall entschieden werden, welche Informationen notwendig und sinnvoll sind. Folgende Auflistung bietet einen Überblick:

• Eine Auflistung der Ziele, Projekte und deren Umsetzung bietet einen Überblick über den Stand aktueller Projekte und übergeordneten Zielen der Organisation
• Anmerkungen zu Problemen bieten den Mitarbeitenden die Möglichkeit, Missstände am Arbeitsplatz zu kommunizieren, Gründe zu nennen und gegebenenfalls Lösungsvorschläge zu machen
• Leistungskennzahlen dienen der Identifikation von Problemen und nicht dem internen Wettbewerb oder der Beschuldigung der Beteiligten
• Qualitätskennzahlen lenken die Aufmerksamkeit auf Problembereiche und können zur Steigerung der Patientensicherheit beitragen
• Erwähnung von speziellen Ereignissen wie Führungen, Besuche oder Schulungen
• Prozessdiagramme bieten Informationen über den Stand verschiedener Arbeitsabläufe
• Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten, Raumzuteilungen
• Allgemeine Informationen
• usw.

Häufig wird eine für das Huddle-Board verantwortliche Person gewählt, die für die Aktualisierung und die Moderation der Huddles zuständig ist. Auf den Stationen ist dies häufig die Stationsleitung. Das Whiteboard kann, richtig umgesetzt, ein Werkzeug zur Verbesserung von Teamwork, Kommunikation und Patientensicherheit sein. Die Umsetzung kann mittels einer auf Patientinnen und Patienten fokussierten Strategie positiv verstärkt werden und dabei gleichzeitig auch vorhandene Nutzungs-Barrieren abbauen (Sehgal, Green, Blegen, & Wachter, 2010).

Stärken und Schwächen

Herausforderungen

Die wichtigste Herausforderung für das Funktionieren eines Huddle-Boards ist, dass die Informationen auf dem Board stets aktuell und vor allem relevant sein müssen. Wenn das Board nicht mehr aktuell ist, wird es schnell an Bedeutung verlieren. Zudem ist es wichtig, dass die regelmässigen Meetings von allen Beteiligten ernst genommen werden und dass jeder Mitarbeitende an den Meetings teilnimmt. Dies kann nur gewährleistet werden, wenn die Informationen für jeden Beteiligten von Bedeutung sind und nirgendwo anders in Erfahrung gebracht werden können.

Stärken

Das Huddle-Board ist ein günstiges, einfaches Tool mit hohem Nutzen. Dazu nimmt es für die Aktualisierung nur wenig Zeit in Anspruch. Es ist leicht anwendbar und verständlich. Die Visualisierung aktueller Inhalte wie Qualitätskennzahlen führt dazu, dass alle Mitarbeitenden einen Überblick über die aktuellen Leistungen auf der Station haben. Zudem motiviert die Präsenz der eigenen Leistungen zu Verbesserungen. Weiter hilft das Board dabei, alle Mitarbeitenden gleichermassen mit der Durchführung eines Lean-Projektes und anderen Inhalten zu konfrontieren und führt so zu einer hohen Transparenz von Change-Initiativen und der alltäglichen Arbeit.

Schwächen

Das Huddle-Board kann auf Widerstand beim Personal stossen, da es mit einem gewissen zeitlichen Aufwand verbunden ist. Zudem kann die Visualisierung von Leistungs- und Qualitätskennzahlen als eine Art der Kontrolle wahrgenommen werden. Hier ist es notwendig, den Nutzen des Huddle-Boards im Kontext der Lean-Vision zu verdeutlichen und dessen Vorteile zu kommunizieren.

Bitte zitieren Sie diese Quelle wie folgt:

Brand, T. & Rüegg, K. (2016). Huddle-Board. In A. Angerer (Hrsg.), LHT-BOK – Lean Healthcare Transformation Body of Knowledge, Version 1.0. Winterthur. Abgerufen von www.leanhealth.ch

Literatur

Bicheno, J. (2008). The lean toolbox for service systems. Buckingham: PICSIE Books.

Dager, J. (n.d.). Visual Management Board for Lean Service Design [Text]. Retrieved from business901.com/blog1/visual-management-board-for-lean-service-design/

Safeek, Y. M., & Padaco, S. (2010). Red Plan, White Boards, Blue Huddles, & Clear Pathways: Synopsis of a Lenght of Stay Reduction Strategy. Project for Excellence in Journalism, 34–41.

Sehgal, N., Green, A., Blegen, A., & Wachter, R. (2010). Patient Whiteboards as a Communication Tool in the Hospital Setting: A Survey of Practices and Recommendations. 2010.