In vielen Unternehmen findet ein Umbruch statt. Arbeitnehmende arbeiten flexibler, entweder von zu Hause aus, oder sie nehmen Aussentermine wahr. «Als wir die tatsächliche Auslastung der Büros untersucht haben, hat sich gezeigt, dass die Hälfte der Arbeitsplätze im Verlaufe eines Arbeitstages nur wenig oder kaum genutzt wird», sagt Professor Lukas Windlinger, der die Kompetenzgruppe Betriebsökonomie und Human Resources am Departement Life Sciences und Facility Management der ZHAW leitet. Das Paradoxe an der Situation: Trotz der vermeintlich leeren Arbeitsplätze beklagen die gleichen Unternehmen Platznot, weil alle Arbeitsplätze Mitarbeitenden fest zugewiesen sind.

Befragungen, die Windlinger und sein Team durchführten, haben gezeigt, dass die meisten Menschen die Zeit überschätzen, die sie tatsächlich im Büro verbringen. Es gibt Abwesenheit wegen Urlaub, Weiterbildung, der Armee, jemand macht Homeoffice oder ist krank. Wird der Bedarf an Bürofläche analysiert, zeigt dies in vielen Fällen, dass Unternehmen zu hohe Kosten für ihre Büros zahlen. «Da Arbeitgeber vor der Herausforderung stehen, ihre Ressourcen besser zu nützen, stellt sich nun die Frage, ob sie sich die hohen Ausgaben für Büroflächen leisten wollen», meint er.

Abhilfe schaffen kann ein Konzept aus der Sharing Economy. Das Schlagwort lautet Shared Workspace. «Gearbeitet wird heute von überall, zu jeder Zeit und auf jedem Gerät», sagt der Professor, der an der ZHAW zu dem Thema forscht. In der Praxis funktioniert das Konzept, indem Arbeitgeber ihren Angestellten Plätze zur Verfügung stellen, die nicht persönlich zugeordnet sind. Mitarbeitende können somit einen Platz wählen, der ihren Aufgaben und Präferenzen entspricht, wenn sie im Büro anwesend sind. Nach Arbeitsschluss werden die Büroutensilien weggeräumt und in einem Schrank oder einem persönlichen Korpus weggeschlossen. Tags darauf wählen sich die Mitarbeiter einen anderen Platz. Bis zu einem Viertel ihrer Bürofläche können Unternehmen so einsparen. Den freien Platz können sie dann entweder weitervermieten oder anders nutzen.

Ein solches Bürokonzept ist jedoch nicht für alle Unternehmen geeignet. Es braucht eine gewisse Grösse, damit sich die Einspareffekte bemerkbar machen. Am ehesten profitieren Grosskonzerne mit mehreren hundert Büroarbeitsplätzen davon. «Kleinere Betriebe können den frei gewordenen Platz oft gar nicht wirklich effizient nutzen», stellt Windlinger fest. In der Schweiz hätten bereits die meisten grossen Konzerne, wie etwa die SBB oder die Post und verschiedene Finanzdienstleister, an ihren Hauptsitzen ein solches Konzept in der einen oder anderen Form umgesetzt.

Im öffentlichen Diskurs ist das Thema Shared Workspace allerdings oft negativ besetzt. Ein physischer Arbeitsplatz im Büro wird gerne mit einem festen Job im Unternehmen verbunden. Hebt ein Unternehmen diese fixe Zuteilung auf, interpretieren Mitarbeitende dies vor der Umsetzung des Konzepts meist als zusätzliche Belastung. Oft werde aber auch ein zu hartes Bild gezeichnet, meint der ZHAW-Professor. Es dürfe nicht passieren, dass Mitarbeiter, die später ins Büro kommen, keinen Arbeitsplatz mehr vorfinden. Von einem solchen Fall war in den Medien berichtet worden.

Natürlich komme es während eines Arbeitstages oder rund um wichtige Sitzungstermine zu Stosszeiten im Büro. Das sei aber meist nur für eine kurze Zeit und dafür lasse sich eine Lösung finden. Eine Umstrukturierung der Arbeitsplätze sei daher immer auch eine Frage der Führungskultur und Organisationsentwicklung: Es geht darum zu vermitteln, dass den Mitarbeitenden nicht etwas weggenommen wird, sondern sie eine Reihe von Angeboten zur Verfügung gestellt bekommen, aus welchen sie je nach Bedarf auswählen können. «Nach einer erfolgten Umstellung werden Shared-Workspace-Konzepte oft sogar besser bewertet als die traditionellen Konzepte», sagt Windlinger.

«Bei neuen Überbauungen könnten im Erdgeschoss Homeoffice-Arbeitsplätze installiert werden.»

Lukas Windlinger

Lieber als von Shared Workspaces spricht Windlinger daher von aktivitäts- oder präferenzorientierten Bürokonzepten. Die Mitarbeitenden können sich je nach Aktivität oder persönlichen Vorlieben aussuchen, wo sie arbeiten. Ziehen einige einen ruhigen Arbeitsplatz in einer Ecke des Büros vor, schätzen andere den ständigen kreativen Austausch mit Kollegen und sind gerne mittendrin. Unternehmen sollten sich jedoch gut überlegen, ob sie das wirklich wollen. Ein solches Konzept dürfe nicht zulasten der Mitarbeitenden gehen, das wäre fahrlässig, betont Windlinger. Er empfiehlt Unternehmen, die sich für ein solches Konzept interessieren, einen Teil der eingesparten Fläche und Kosten in die Infrastruktur der neu gestalteten Arbeitsplätze zu investieren. So könnten Rückzugsräume für Meetings oder hoch konzentriertes Arbeiten entstehen, es gibt Platz für Ruheräume oder kreatives Zusammenarbeiten. Die Arbeit offen und bedarfsorientiert zu organisieren, entspreche eher einer zeitgemässen Arbeitsweise, als wenn Mitarbeitende alle einzeln in ihren Zellen sässen. Um Unternehmen zu überzeugen, argumentiert der Professor gerne mit der Nachhaltigkeit des Bürokonzeptes. Neue Technologien machen es möglich, dass die Menschen dort arbeiten, wo sie wohnen. Damit müssen weniger Leute mit dem Auto zur Arbeit pendeln, der CO2-Ausstoss wird gesenkt.

Wie sieht denn nun das Büro der Zukunft aus?  Für Windlinger geht der Trend weg von der Einzelarbeit. Gearbeitet wird dann zum Beispiel in einer Netzwerkstruktur aus verschiedenen Co-Working-Angeboten, welche Mitarbeitende da nutzen können, wo sie gerade sind. Vorstellbar wären auch geteilte Homeoffice-Arbeitsplätze. Bei neuen Überbauungen könnten im Erdgeschoss anstatt Räume für Gewerbe gut ausgestattete Homeoffice-Arbeitsplätze installiert werden. «Das Büro selbst funktioniert in Zukunft vielleicht mehr wie eine Art Kaffeebar», sagt Windlinger. Wichtig seien Begegnungen und neue Formen der kreativen Zusammenarbeit.

Autorin: Beatrice Bösiger